E-sprawozdanie. Sporządzanie i podpisywanie



Uwagi ogólne

Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe mogą być sporządzane wyłącznie w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (tzn. podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP). Obowiązek sporządzania sprawozdań w formie elektronicznej został wprowadzony na mocy ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 398 ze zm.), która zmieniła m.in. przepisy ustawy o rachunkowości, ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej zwanej ustawą o KRS), ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (dalej zwanej ustawą o biegłych rewidentach), ustaw o podatku dochodowym oraz do innych ustaw.

 

Jedyną obowiązującą formą sporządzenia sprawozdania finansowego przez podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców jest obecnie forma elektroniczna

Papierowa postać sprawozdania jest tylko jego kopią

 

Sporządzenie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej oznacza, że musi być ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku graficznego, pliku tekstowego bądź też mieszanego, z tym że jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), na mocy art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości, zobowiązane są sprawozdania finansowe sporządzić w strukturze logicznej oraz formatach udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (tzw. jpk).

Dodatkowe informacje i objaśnienia, czyli tzw. informacja dodatkowa ma postać nieustrukturyzowaną. Oznacza to, że informacja dodatkowa może zostać dołączona jako element pliku XML sprawozdania finansowego (np. jako *.doc, *.odt, *.pdf, *.jpg, *.xls, *.rft) albo może być zaprezentowana jako zawartość elementu o nazwie »Opis«.

 

Wyjątkiem od powyższej zasady jest informacja (nota) dotycząca rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym, którą należy sporządzić w postaci ustrukturyzowanej (tzn. w układzie przewidzianym przez Ministerstwo w strukturze pliku jpk).

 

Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej pod adresem:
www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi wyjaśnia także, że: 
„W opublikowanych strukturach logicznych w pozycji obejmującej rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto w Dodatkowych informacjach i objaśnieniach (...), konieczność wypełniania wartości łącznych dotyczy tylko roku bieżącego, za które wypełniane jest sprawozdanie finansowe. Pola dotyczące roku poprzedniego są polami opcjonalnymi, których wypełnienie pozostaje do decyzji jednostki.

oraz

Wypełnienie danych dotyczących poszczególnych pozycji składających się na wyliczenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym w rozbiciu na dane »z zysków kapitałowych« oraz »z innych źródeł przychodów« nie jest obowiązkowe, lecz pozostawione do wyboru jednostki sporządzającej. Obowiązkowość pól, w tej części sprawozdania finansowego, zastosowano tylko do wartości łącznych roku bieżącego (...)".

 

Sprawozdaniem finansowym sporządzonym w strukturze logicznej jpk jest plik o rozszerzeniu *.xml i to ten plik podlega podpisaniu przez osoby wskazane w art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Udostępnione przez Ministerstwo Finansów na stronie internetowej wzory sprawozdań w formacie *xsd są jedynie schematami służącymi prawidłowemu przygotowaniu sprawozdań.

 

Obowiązek sporządzania od 1 października 2018 r. sprawozdań w postaci elektronicznej dotyczy również sprawozdania z działalności (w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS). W świetle bowiem art. 49 ust. 7 ustawy o rachunkowości, sporządza się je w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. W takiej samej formie sporządza się sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej (por. art. 55 ust. 2a ww. ustawy). W tym przypadku przez postać elektroniczną rozumie się plik w formacie *.doc, *.odt, *.pdf, *.jpg, *.xls, *.rft lub podobnym.

 

Podpisywanie sprawozdań finansowych

Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Tym samym zakres osób, które podpisują sprawozdanie nie zmienił się. Należy także odróżnić podpisanie samego sprawozdania finansowego (pliku *.xml) od jego złożenia do KRS (podpisania wniosku o zmianę wpisu). 

 Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej każdy z podpisujących opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

 

Pojawiły się informacje, że złożenie podpisu potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, mimo iż jest dopuszczone w ustawie o rachunkowości, spowoduje, że sprawozdanie zostanie odrzucone przez KRS.


 W przypadku organu wieloosobowego podpisy elektroniczne składane są przez poszczególne osoby pod tym samym elektronicznym dokumentem (plikiem). Datą podpisania sprawozdania finansowego jest data złożenia ostatniego podpisu (generowane automatycznie).

 

Algorytm kwalifikowanego podpisu elektronicznego
 

Ze względów bezpieczeństwa w Polsce zrezygnowano z używania algorytmu SHA-1 do składania elektronicznego podpisu zaufanego. Zgodnie z art. 137 ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1579 ze zm.) można go było stosować jedynie do 1 lipca 2018 r. Po tej dacie na wyższy standard musieli przejść nie tylko dostawcy usług certyfikacyjnych, ale także ich użytkownicy. Konieczna była aktualizacja aplikacji służących do składania e-podpisów.

 

Algorytm SHA-1 nie jest już prawnie dopuszczalny i nie można uznać podpisu, przy składaniu którego został wykorzystany za autentyczny. Jedynymi dopuszczalnymi algorytmami są obecnie SHA-224, SHA-256, SHA-384 i SHA-512


W efekcie po dacie 1 lipca 2018r firmy certyfikujące wydają e-podpisy z algorytmami SHA-2 lub SHA-3, zaś podmioty, które dokonały zakupu podpisu kwalifikowanego, który posługuje się algorytmem SHA-1 powinny dokonać aktualizacji algorytmu zawartego w certyfikacie tego podpisu.

 

Numer wersji algorytmu należy sprawdzić we właściwościach certyfikatu. Poniżej zaprezentowano sposób weryfikacji dla oprogramowania proCERTUM:

SHA1png

Przykład 1. Podpis nieprawidłowy

 SHA2png

Przykład 2. Podpis prawidłowy

 

Sprawozdanie z badania

 

Znowelizowany art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym wskazuje, że sprawozdanie z badania podpisuje biegły rewident, a w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, sprawozdanie z badania sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta.

 

Przed wydaniem sprawozdania z badania (opinii o sprawozdaniu finansowym) klienci KPT Audyt przesłają na skrzynkę mailową biegłego rewidenta:

 

  1. kompletne sprawozdanie finansowe w pliku xml, podpisane zgodnie z wymaganiami ustawy o rachunkowości kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  2. sprawozdanie z działalności sporządzone w formie elektronicznej podpisane przez Zarząd kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  3. oświadczenie końcowe o treści otrzymanej od biegłego po zakończeniu badania sporządzone w formie elektronicznej przez Zarząd kwalifikowanym podpisem elektronicznym, 
  4. zestawienie obrotów i sald wygenerowane z systemu f-k, zgodne z ostateczną wersją sprawozdania i podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  5. skan/wydruk elektroniczny (np. w *.pdf) z systemu f-k pierwszej i ostatniej strony dziennika lub zestawienie dzienników cząstkowych, które wykazują obroty zgodne z obrotami w zestawieniu obrotów i sald i podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

 

Składanie sprawozdań finansowych do KRS i US


 W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia roczne sprawozdanie finansowe (w odpowiedniej postaci elektronicznej) przekazuje się do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) w KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości.

W myśl art. 69 ustawy o rachunkowości oprócz rocznego sprawozdania finansowego, kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym (KRS): sprawozdanie z badania, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 ww. ustawy - także sprawozdanie z działalności. Wszystkie te dokumenty muszą byś przygotowane w formie elektronicznej, przy czym w przypadku uchwał o zatwierdzeniu i podziale zysku a także sprawozdania z działalności nie został wprowadzony obowiązek sporządzenia ich w formie elektronicznej, czyli można złożyć skany tych dokumentów.

Po zamieszczeniu w repozytorium dokumentów finansowych sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania są one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

 

Podatnicy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS nie muszą już składać oddzielnie sprawozdania finansowego i sprawozdania z badania do organów skarbowych.
W tym przypadku to KRS przekaże te sprawozdania do odpowiednich organów skarbowych.


Ustaw wielkość (640x480)